Desk-Sharing im Senat

Moderne Arbeitskonzepte, die unter anderem durch Digitalisierung und projektbezogene Zusammenarbeit, flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte wie das Homeoffice gekennzeichnet sind, führen auch in der Verwaltung dazu, dass Büroflächen nicht ausgelastet sind. Um den Flächenbedarf zu verringern und damit laufende Kosten für Miete, Energie und Reinigung zu senken, ist Desk-Sharing ein Mittel.

Desk-Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem sich mehrere Beschäftigte einen Schreibtisch teilen, anstatt feste Plätze zu haben. Und so hat der Senat beschlossen, dass ab sofort bei Neuanmietungen von Büroflächen eine Arbeitsplatzquote (Arbeitsplätze pro Mitarbeitende) von maximal 80 Prozent gilt. Die Reduzierung von angemieteten Flächen ist auch Bestandteil des laufenden Haushaltssanierungsprogramms. In einem zweiten Schritt sollen die Ressorts bis Ende 2026 wirtschaftlich tragfähige Konzepte zur Flächenreduzierung für Bestandsimmobilien erstellen, für die ebenfalls eine Arbeitsplatzquote von maximal 80 Prozent gilt. Ausnahmen sind für Bereiche mit besonderen Anforderungen aufgrund von Publikumsverkehr vorgesehen. Mit dem Beschluss geht ein Paradigmenwechsel einher: Die Flächenvorgabe erfolgt nicht mehr einzelraumbezogen, sondern als Gesamtbüroflächenbudget.

Meilenstein mit Vorbehalten

Finanzsenator Björn Fecker: „Diese Reform ist ein Meilenstein für moderne Arbeitskonzepte und mehr Kosteneffizienz in der Verwaltung. Wir haben aufgrund der Möglichkeiten, im Homeoffice oder mobil zu arbeiten, einerseits tagelang leer stehende Büros mit laufenden Kosten und mieten andererseits weitere Büroflächen teuer an. Das kann mit Blick auf unsere Haushaltslage so nicht bleiben. Deshalb setzen wir vermehrt auf Desk-Sharing. Mir ist bewusst, dass es gegen diese Art des Arbeitens auch Vorbehalte geben kann. Umso wichtiger ist es, die neuen Bürokonzepte sorgfältig zu etablieren und die Beschäftigten auf dem Weg dorthin mitzunehmen.“

Buchungstool für Arbeitsplätze

Für die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen ist eine digitalisierte Arbeitsumgebung eine wichtige Voraussetzung. Dazu gehören die elektronische Aktenführung, eine einheitliche Hardware-Ausstattung, WLAN im Gebäude und möglichst vollständig digitalisierte Prozesse. Das ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und einen reibungslosen Wechsel zwischen Arbeitsplätzen innerhalb des Büros oder andernorts. Außerdem sollen die Arbeitsplätze einheitlich ausgestattet werden. So können alle Mitarbeitenden unabhängig vom jeweils genutzten Arbeitsplatz unter gleichen ergonomischen und technischen Bedingungen arbeiten, ohne beispielsweise durch technische Inkompatibilitäten ausgebremst zu werden.

Damit Desk-Sharing funktioniert, ist ein digitales Buchungstool wie „dReservierung“ von Dataport nötig, das die Reservierung von Arbeitsplätzen und weiterer Ressourcen wie Arbeitsmittel oder Besprechungsräume ermöglicht. Ausgenommen von der flexiblen Nutzung von Büroarbeitsplätzen sind Mitarbeitende mit besonderen Anforderungen an ihren Arbeitsplatz, beispielsweise aufgrund einer Schwerbehinderung.

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